Autoatendimento e fila para organizar a chegada

Em negócio que atende por ordem de chegada, a fila costuma morar na cabeça de quem está no balcão ou em uma folha com nomes riscados. Funciona até o movimento apertar. Aí alguém jura que chegou antes, o profissional chama quem conhece e o cliente novo desiste sem avisar. Ninguém sabe dizer quanto tempo falta, então a pergunta se repete a cada dez minutos.

Um sistema de fila de atendimento resolve isso com três telas que mostram a mesma lista. No Fexxo, o cliente registra a chegada no totem de autoatendimento, quem espera acompanha o painel de chamadas e a equipe trabalha na tela de atendimento. A entrada feita no totem aparece para a equipe com o cliente e os serviços escolhidos, sem alguém precisar anotar ou digitar de novo.

O fluxo do totem tem poucos passos. O cliente informa o telefone, e o sistema usa esse número para localizar o cadastro. Depois indica quem será atendido, o que permite incluir um filho, cônjuge ou dependente no mesmo telefone. Escolhe os serviços e, se a unidade permitir, o profissional. A opção sem preferência fica disponível e segue com o primeiro profissional livre.

Antes de confirmar, o cliente revisa o que escolheu. O valor aparece só como resumo, e nenhuma cobrança é feita no totem. Ao entrar na fila, a tela mostra a posição e a espera estimada. Se ninguém tocar na tela pelo tempo de inatividade que você configurou, o totem volta ao início para o próximo cliente. Fora do horário de funcionamento da unidade, ele informa que a fila está fechada e não aceita novas entradas.

Quem procura senha de atendimento quer, no fundo, duas coisas: ordem respeitada e chamada que todo mundo enxerga. No Fexxo o cliente é identificado pelo nome e pela posição na fila. O painel destaca quem está sendo chamado agora, com a posição e o profissional que vai atender. Abaixo ficam os próximos da fila com a espera estimada, as chamadas recentes e quem já está em atendimento.

O painel é atualizado assim que a fila muda e pode tocar um som a cada nova chamada. Quando há mais gente esperando do que cabe na tela, as páginas se alternam sozinhas. Para recepções em que o nome completo não deve ficar exposto, a opção de privacidade mostra apenas o primeiro nome e a inicial do sobrenome. Totem e painel usam a cor da unidade, que pode ser a mesma do site.

Na barbearia, a discussão sobre quem é o próximo desgasta a equipe e o cliente. Na tela de atendimento do Fexxo, a fila aparece em colunas: aguardando, em atendimento e finalizados. Cada entrada tem as ações chamar, iniciar e finalizar. Se alguém tenta chamar um cliente com outras pessoas esperando na frente, o sistema pergunta se quer mesmo chamar fora da ordem e informa quantos estão antes.

Quem chega sem passar pelo totem também entra na mesma fila: a equipe abre um novo atendimento, seleciona o cliente e os serviços. Nas unidades que trabalham com horário marcado, a coluna de agendados mostra os horários do dia, e um toque em Chegou leva o cliente para o atendimento. Ao finalizar, o fluxo segue para a venda com os serviços já lançados. O relatório mostra tempo médio de espera, tempo médio de atendimento e taxa de comparecimento.

Não há equipamento específico. Nas configurações do atendimento, você autoriza um dispositivo para o totem e outro para o painel público. O sistema gera um link e um QR Code para abrir em um tablet ou em uma TV, sem login do cliente. A autorização vale por 90 dias e pode ser revogada quando o aparelho sai de uso. Você também define a mensagem de boas-vindas do totem.

Se o cliente prefere esperar fora da loja, as notificações da fila ajudam. Com elas ligadas, ele recebe uma mensagem ao entrar na fila, com a posição e a espera estimada, e outra quando falta pouco para a vez. O envio usa o WhatsApp conectado da empresa, recurso dos planos que incluem WhatsApp. O Fexxo roda no navegador, sem instalação, e pode ser testado grátis.