Financeiro, estoque e equipe atualizados pela operação

O erro mais comum no controle de estoque de um negócio de serviço é tratar o produto como assunto separado do caixa. A venda sai no balcão, o dinheiro entra, e a baixa do produto fica para quando alguém lembrar. Em poucas semanas o saldo do sistema não bate com a prateleira e ninguém confia mais no número. A baixa precisa acontecer no mesmo ato da venda.

No Fexxo, quando uma venda com produto controlado é concluída, o sistema registra a saída e atualiza o saldo daquela unidade. Se a venda for estornada, a quantidade volta para o estoque com o motivo do estorno anotado. Entradas e saídas manuais ficam na aba Movimentações, com data, tipo, quantidade e motivo, e o histórico de cada produto pode ser exportado em PDF. Você consulta o que aconteceu com um item sem depender da memória de quem estava no turno.

Controle simples não significa controle raso. Significa poucas rotinas que a equipe consegue manter: saber o saldo, saber o ponto em que é hora de comprar e conferir a prateleira de tempos em tempos. Quem tenta controlar tudo em detalhe costuma abandonar o processo no segundo mês. Três hábitos bem feitos resolvem a maior parte das faltas e das sobras.

Cada produto tem um campo de estoque mínimo. A lista destaca quantos itens estão baixos e quantos estão zerados, e um clique filtra só esses. O botão Contagem abre um assistente: você informa a quantidade física, revisa as diferenças e aplica os ajustes, que alteram apenas os produtos com divergência. A lista mostra ainda custo, preço de venda e margem de cada item, e o relatório de estoque soma o valor total parado em produto.

Comprar mercadoria mexe em dois lugares ao mesmo tempo: o estoque sobe e o dinheiro sai, às vezes parcelado. Quando esses dois registros são feitos em momentos diferentes, um deles acaba esquecido. O resultado é um financeiro que mostra lucro maior do que o real, porque a compra do mês não entrou como despesa. O controle de fornecedores existe para fechar essa ponta.

Você cadastra o fornecedor com contato, e-mail e telefone, e vincula cada produto ao fornecedor dele. A tela Fornecedores agrupa os itens abaixo do mínimo por fornecedor, com quantidade atual, mínimo e falta, e gera uma cotação de compra que passa pelos status Rascunho, Enviada e Finalizada. Ao lançar a entrada, você informa o custo, pode anexar o arquivo da nota do fornecedor e marcar Gerar despesa financeira. A compra entra no financeiro como Compra de Estoque, com pagamento dividido ou parcelado.

Dar a mesma senha para todo mundo resolve o primeiro dia e cria um problema para os próximos. A recepção não precisa ver o resultado da empresa, o profissional não precisa mexer no estoque, e o gerente de uma unidade não precisa enxergar a outra. Permissão de acesso protege a informação e também a equipe, que passa a responder só pelo que é da função dela.

No Fexxo, cada membro recebe um convite por e-mail e um ou mais perfis: Administrador, Gerente, Operacional, Operacional+, Balcão ou Secretário(a). O Administrador tem acesso total, o Gerente cuida de uma unidade e o Balcão registra vendas e gerencia a fila. O perfil Operacional atende e vende, mas não inclui a gestão do estoque nem o financeiro da empresa. Com mais de uma unidade, você define se a pessoa atua em uma, em algumas ou em todas. As permissões são verificadas no servidor a cada operação.

O custo da equipe é, em muitos negócios de serviço, a maior saída do mês. Quando a comissão é paga por fora, em dinheiro tirado da gaveta ou em Pix sem registro, o caixa não fecha e a despesa não aparece. O pagamento da equipe precisa passar pelo mesmo financeiro que registra aluguel, produto e conta de luz, com a mesma regra de lançamento.

Ao pagar uma comissão, o Fexxo cria a despesa correspondente no financeiro. Se o pagamento for em dinheiro, ele exige um caixa aberto e registra a saída nele. Do lado do profissional, a área Meu Financeiro lista as comissões a receber e as já recebidas. Do lado da empresa, as vendas no cartão de crédito geram recebíveis automaticamente, e a tela de Recebíveis separa o que entra hoje, nos próximos dias e o que está atrasado. Recebível não é tratado como dinheiro disponível.