Sessão perdida no meio do protocolo
O cliente fez quatro sessões, ninguém marcou a quinta, e a clínica só percebe quando ele some.
Sistema de gestão para clínica de estética
Agenda por profissional com sessões recorrentes, anamnese preenchida pelo cliente, comissão gravada a cada sessão e financeiro que separa recebível de caixa.
Clínica de estética não vende atendimento avulso: vende protocolo. Dez sessões de um tratamento, marcadas ao longo de semanas, executadas por uma profissional que recebe por sessão e pagas no cartão em parcelas que caem em datas diferentes. Quando cada uma dessas pontas mora em um lugar, a clínica perde sessão, paga comissão errada e confunde caixa com resultado.
No Fexxo, as sessões do protocolo entram na agenda como agendamento recorrente, com intervalo e número de repetições definidos. A comissão é gravada a cada sessão concluída, o cartão parcelado vira recebível com data e taxa, e o histórico do cliente mostra o que já foi feito. A anamnese é preenchida pelo próprio cliente na área dele, com modelo conforme o segmento da unidade.
Há ainda o financeiro de um negócio que recebe antes de entregar. O protocolo pago no cartão em parcelas gera recebíveis com data e taxa da operadora, enquanto o serviço é entregue sessão a sessão. Sem sistema, a clínica confunde caixa com resultado: parece lucrativa no mês da venda e apertada nos meses de entrega. O Fexxo separa o que já está em caixa do que ainda vai entrar e mostra o resultado do período na DRE.
Software para clínica de estética tem uma exigência que salão e barbearia não têm: a sessão executada vale mais do que a venda. O protocolo é vendido uma vez, mas a comissão e a agenda acontecem sessão a sessão, ao longo de semanas. Um sistema que só registra a venda deixa a clínica sem saber quantas sessões faltam marcar e quanto de comissão ainda vai pagar.
Por isso o Fexxo liga as três pontas ao atendimento. As sessões entram na agenda como uma série recorrente, com o intervalo e o número de repetições do protocolo. Cada sessão concluída vira venda e grava a comissão daquela profissional naquele dia. E o histórico do cliente, com visitas, última compra e a anamnese que ele mesmo preencheu, fica na frente de quem atende.
O que trava a operação de clínicas de estética hoje
Comissão paga pelo pacote inteiro
A profissional recebe na venda, inclusive por sessões que ainda não aconteceram ou que outra pessoa executa.
Ficha em papel
Anamnese em pasta física, sem histórico de visitas junto e sem acesso rápido no atendimento.
Caixa confundido com resultado
O cartão parcelado entra como dinheiro no mês da venda, e os meses de entrega parecem apertados.
O que o Fexxo entrega para clínicas de estética
Módulos que já vêm com o fluxo de clínica de estética, sem adaptação forçada.
Agenda com sessões recorrentes
Cada protocolo vira uma série de agendamentos com intervalo e repetições definidos, por profissional, com bloqueios de horário.
Anamnese na área do cliente
O cliente preenche a anamnese por link, no celular, com modelo conforme o segmento da unidade, e ela fica ligada ao cadastro.
Histórico e retorno
Visitas, última compra e total gasto por cliente, com relatório de quem passou da cadência e lista de aniversariantes.
Financeiro e recebíveis
Cartão parcelado vira recebível com data e taxa, caixa conferido por forma de pagamento e DRE exportável.
Comissão por sessão executada
O percentual é por serviço e por profissional e é gravado quando a sessão vira venda, não na compra do protocolo.
Lembrete e confirmação
Confirmação ao agendar e lembrete 24 horas antes pelo aplicativo do cliente ou pelo WhatsApp da empresa, nos planos que incluem WhatsApp.
Como funciona o dia a dia
- 1
Avaliação
Cadastro do cliente e anamnese preenchida por ele na área do cliente antes da primeira sessão.
- 2
Venda do protocolo
Venda registrada com o valor, dividida entre formas de pagamento, com o cartão parcelado virando recebível.
- 3
Agendamento
Sessões marcadas como agendamento recorrente, por profissional, com o intervalo do protocolo.
- 4
Execução
Sessão concluída no atendimento, com a comissão da profissional gravada naquele dia.
- 5
Retorno
Relatório de cadência aponta quem terminou o ciclo e não voltou, para a recepção chamar.
Planilha de protocolos contra software para clínica de estética
| Rotina | Hoje, sem sistema | Com o Fexxo |
|---|---|---|
| Sessões do protocolo | Marcadas uma a uma, quando o cliente liga; a quinta sessão fica sem data. | Série recorrente na agenda com intervalo e repetições definidos, cada data com horário próprio. |
| Conflito de horário | Dois protocolos marcados para a mesma profissional no mesmo horário. | Agenda por profissional só oferece horário livre, com bloqueios para almoço, folga e manutenção. |
| Anamnese | Ficha de papel em pasta, difícil de achar na hora do retorno. | Preenchida pelo cliente na área dele, por link, e ligada ao cadastro. |
| Comissão | Paga na venda do pacote, inclusive de sessões que nunca acontecem. | Gravada por sessão concluída, com o percentual da profissional que atendeu. |
| Retorno | Cliente termina o protocolo e some. | Relatório de cadência lista quem passou do intervalo habitual, com telefone e última visita. |
Como implantar o software na clínica de estética
- 1
Dia 1: serviços e equipe
Cada protocolo vira um serviço com duração e preço; cada profissional recebe os serviços que executa e o percentual por sessão.
- 2
Dia 2: regras da agenda
Horário de funcionamento, antecedência mínima, bloqueios de almoço e folga e o link público de agendamento.
- 3
Dia 3: clientes e anamnese
Importação da base de clientes e envio do link da área do cliente, onde cada um preenche a anamnese no celular.
- 4
Dia 4 e 5: agenda e sessões
Protocolos em andamento marcados como série recorrente e as primeiras sessões concluídas no atendimento, com comissão gravada.
- 5
Dia 6 e 7: financeiro e retorno
Recebíveis do cartão conferidos, caixa fechado por forma de pagamento e a primeira lista de clientes fora da cadência.
NA PRÁTICA
Como fica no dia a dia de clínicas de estética
Clínica de estética
As dez sessões do protocolo entram na agenda como uma série recorrente. A cliente preenche a anamnese pelo celular antes da primeira visita, e a comissão da profissional é gravada a cada sessão concluída.
SESSÕES EM SÉRIE NA AGENDA E ANAMNESE PREENCHIDA PELO CLIENTE
Barbearia com 3 cadeiras
No sábado, o cliente entra pelo totem, vê a posição na fila e é chamado no painel. Cada corte vira venda com o barbeiro responsável, e a comissão de cada um já está gravada quando o mês fecha, sem planilha.
FILA COM TOTEM E PAINEL, COMISSÃO GRAVADA POR VENDA
Exemplos de uso montados a partir do que o sistema faz. Não são relatos de clientes.
Perguntas frequentes sobre sistema de gestão para clínica de estética
O Fexxo controla pacote de sessões com saldo?
Não há pacote pré-pago com saldo. O caminho no Fexxo é registrar a venda do protocolo e marcar as sessões como agendamento recorrente, com o número de repetições do protocolo. O histórico do cliente mostra as sessões concluídas e a agenda mostra as que faltam.
A agenda reserva sala e equipamento?
A agenda é por profissional, com bloqueios de horário por profissional ou por unidade. Ela não reserva sala ou aparelho como recurso separado. Para evitar conflito de equipamento, muitas clínicas cadastram o aparelho como agenda de um profissional dedicado.
É possível guardar a anamnese do cliente?
Sim. O cliente preenche a anamnese na própria área dele, aberta por link no celular, com o modelo definido pelo segmento da unidade. A resposta fica ligada ao cadastro do cliente.
A comissão é paga na venda do protocolo ou na sessão?
A comissão é gravada quando a sessão é concluída e vira venda, com o percentual daquela profissional para aquele serviço. Assim quem executa recebe pelo que fez, e trocar de profissional no meio do protocolo não gera conta errada.
Como o financeiro trata o protocolo pago no cartão em parcelas?
Cada parcela vira um recebível com data prevista e taxa da operadora. A visão geral separa o que já está em caixa do que ainda vai entrar, e a DRE mostra o resultado do período.
O sistema atende clínica com mais de uma unidade?
Atende. Cada unidade tem agenda, equipe, estoque e caixa próprios, com relatórios por unidade ou consolidados.
O Fexxo é gratuito? Quanto custa?
Você usa o Fexxo grátis por 14 dias, com todos os módulos liberados. Depois, o plano Básico custa R$ 69,90 por mês, o Profissional R$ 114,90 e o Avançado R$ 164,90, por unidade, com desconto no semestral e no anual. O que muda entre eles é o número de unidades, o tamanho da equipe e o acesso ao fexxo.ai e ao WhatsApp. Os valores completos estão na página de planos.
O cliente consegue marcar a sessão sozinho?
Consegue. O link público da agenda abre no navegador do celular, o cliente escolhe o serviço, a data e o horário e confirma com nome e WhatsApp. Você decide se o horário entra confirmado ou fica aguardando aprovação. Sessões seguintes de um protocolo são marcadas pela recepção como série recorrente.
Funciona no celular? Preciso instalar algum aplicativo?
Funciona no navegador do celular, do tablet e do computador, e pode ser instalado na tela inicial como o aplicativo Fexxo Empresa, sem passar por loja. Seus clientes também não instalam nada: agendamento, cartão de fidelidade e área do cliente abrem por link.
Como o WhatsApp entra na operação?
O link de agendamento vai pelo WhatsApp ou pela bio do Instagram, o cliente escolhe serviço, profissional e horário sem ligar, e a confirmação chega no WhatsApp dele. Com o módulo de WhatsApp, o número da empresa fica conectado ao Fexxo e a equipe acompanha a conversa e a agenda no mesmo lugar.
O que a inteligência artificial do Fexxo faz na prática?
O Fexxo.AI lê os números da sua própria conta e responde perguntas como "qual profissional mais vendeu este mês" ou "como está meu faturamento nos últimos 30 dias", com gráfico quando faz sentido. Ele cobre vendas, serviços, produtos, equipe, comissão e DRE; a lista de clientes que sumiram fica no relatório de clientes. Ele não inventa número: consulta o mesmo banco que alimenta os relatórios.
O Fexxo emite nota fiscal?
O Fexxo não é um emissor de nota fiscal. Ele registra cada venda com itens, profissional e forma de pagamento, e exporta os relatórios em CSV, Excel ou PDF para o seu contador ou para o emissor que você já usa.
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