Software para clínica de estética: pacotes, anamnese e agenda por sala sem planilha

Clínica de estética não vende atendimento. Vende protocolo: dez sessões de um tratamento, com intervalo mínimo entre elas, numa sala com um equipamento específico, executadas por uma profissional que recebe por sessão. A maioria dos softwares de agenda trata isso como dez agendamentos soltos, e é aí que a clínica perde o controle. Este guia mostra o que exigir de um software para clínica de estética.

O pacote é um saldo, não uma venda

A venda do pacote acontece uma vez. A entrega acontece ao longo de semanas. O software precisa guardar o saldo por paciente e por protocolo, baixar uma sessão a cada execução e avisar quando resta uma. Sem isso, a clínica descobre sessão a mais no fim do protocolo, ou paciente que parou na sexta sessão e ninguém chamou.

Pergunte na demonstração: se a paciente comprou 10 sessões e fez 4, onde eu vejo que faltam 6? E se ela quiser transferir 2 para a irmã?

Intervalo mínimo entre sessões

Protocolos de laser, peeling e radiofrequência têm intervalo mínimo por segurança. A agenda precisa saber disso: ao marcar a próxima sessão, o sistema bloqueia datas antes do intervalo e sugere a primeira data válida. É uma regra simples que evita retrabalho e, principalmente, evita problema clínico.

Agenda por sala e por equipamento

Duas profissionais podem estar livres, mas o aparelho é um só. A agenda por profissional não resolve; precisa ser por recurso. Cada sala e cada equipamento é um calendário, e a marcação de um protocolo reserva profissional, sala e equipamento ao mesmo tempo. Conflito de equipamento é bloqueado na marcação, não descoberto na hora.

Anamnese e prontuário digital

A ficha da paciente reúne anamnese, contraindicações, alergias, termo de consentimento assinado e a evolução de cada sessão. O que importa não é ter o formulário, é ele abrir na frente da profissional antes de começar, com o alerta de contraindicação visível. Ficha em pasta física é o mesmo que não ter.

• ·Modelos de anamnese por tipo de tratamento.
• ·Termo de consentimento por protocolo, aceito no tablet.
• ·Evolução por sessão, com observação e foto quando fizer sentido.
• ·Histórico completo visível na hora da marcação e do atendimento.

Comissão por sessão executada, não pela venda do pacote

Este é o erro que mais custa dinheiro. Se a comissão é paga na venda do pacote, a clínica paga por sessões que ainda não aconteceram e, às vezes, nunca acontecem. A comissão precisa ser gerada na execução da sessão, com o percentual da profissional que atendeu naquele dia. O Fexxo grava a comissão no momento da sessão, então trocar de profissional no meio do protocolo não gera conta errada.

Financeiro: receber antes de entregar

O pacote pago no cartão em 6 vezes vira recebíveis com data e taxa da operadora. A receita, por outro lado, só é reconhecida sessão a sessão. Sem separar as duas coisas, a clínica parece lucrativa no mês da venda e apertada nos meses de entrega. O relatório precisa mostrar quanto de serviço ainda falta entregar para o dinheiro que já entrou.

Retorno e reativação

Protocolo encerrado sem reavaliação marcada é paciente perdida. O software precisa listar, todo mês, quem terminou o protocolo e não voltou, quem tem saldo parado há mais de 30 dias e quem está com o intervalo vencido. Essa lista, com o telefone, é o trabalho de recepção que mais traz receita.

Software gratuito para clínica de estética: onde ele para

"Software para clínica de estética gratuito" é uma das buscas mais comuns do segmento, e vale entender o que o gratuito costuma entregar: agenda simples por profissional e cadastro de paciente. O que ele não entrega é exatamente o que define a clínica: saldo de sessões, intervalo entre protocolos, agenda por equipamento, comissão por sessão e o financeiro que separa recebível de receita. O teste grátis de 14 dias do Fexxo serve para isso: rodar um protocolo inteiro, da venda do pacote à última sessão, e ver se o controle sobrevive.

Como implantar sem parar a agenda

Comece pelos recursos físicos: cada sala e cada equipamento vira um calendário. Depois os protocolos, com número de sessões, intervalo, duração e preço. Em seguida a equipe, com o percentual por sessão de cada profissional. Só então importe os pacotes em andamento, com o saldo atual de cada paciente. A partir daí, cada sessão executada baixa o saldo e gera a comissão. A anamnese pode ser migrada aos poucos, no retorno de cada paciente, sem parar a operação.

O que muda no relatório do dono

Com o pacote tratado como saldo, o relatório responde o que a planilha nunca respondeu: quantas sessões a clínica ainda deve entregar, quanto de comissão ainda vai pagar por elas, qual protocolo tem a melhor margem depois da comissão e do insumo, e quantas pacientes encerraram o protocolo sem reavaliação. É a diferença entre saber o faturamento do mês e saber o resultado da clínica.

Checklist para a demonstração

• ·Saldo de sessões por paciente e protocolo, com baixa automática.
• ·Intervalo mínimo respeitado na marcação.
• ·Agenda por sala e equipamento, com bloqueio de conflito.
• ·Anamnese, termo e evolução no prontuário digital.
• ·Comissão por sessão executada.
• ·Recebíveis do pacote separados da receita por sessão.
• ·Lista de reativação por protocolo encerrado e saldo parado.
• ·Funciona no celular da profissional e no tablet da recepção.

O sistema de gestão para clínica de estética do Fexxo foi construído em cima desses oito pontos. Leia também programa de pontos: por que vale a pena para a etapa de fidelização depois do protocolo.