Software para clínica de estética: sessões, anamnese e comissão sem planilha

Clínica de estética não vende atendimento. Vende protocolo: dez sessões de um tratamento, marcadas ao longo de semanas, executadas por uma profissional que recebe por sessão e pagas no cartão em parcelas que caem em datas diferentes. A maioria dos softwares de agenda trata isso como dez agendamentos soltos, e é aí que a clínica perde o controle. Este guia mostra o que exigir de um software para clínica de estética, e o que fazer quando o sistema não tem um recurso específico.

A sessão vale mais do que a venda

A venda do protocolo acontece uma vez. A entrega acontece ao longo de semanas. O software precisa mostrar, para cada cliente, quantas sessões já foram feitas e quais estão marcadas. Sem isso, a clínica descobre no fim do protocolo que faltou uma sessão, ou que o cliente parou na sexta e ninguém chamou.

Pergunte na demonstração: se a cliente comprou 10 sessões e fez 4, onde eu vejo as 6 que faltam? A resposta precisa ser uma tela, não uma planilha ao lado.

Sessões do protocolo como série na agenda

O jeito mais seguro de não perder sessão é marcar todas de uma vez. Um agendamento recorrente cria a série inteira, com o intervalo do protocolo e o número de repetições, e cada data vira um horário próprio que pode ser remarcado sem mexer nas outras. A recepção deixa de depender de o cliente ligar para marcar a próxima.

No Fexxo, o agendamento recorrente aceita intervalo semanal, quinzenal, mensal ou personalizado, e o número de repetições. Ele não é um pacote pré-pago com saldo: a venda do protocolo é registrada como venda, e a agenda mostra o que já foi feito e o que falta.

Conflito de horário e de equipamento

Duas profissionais podem estar livres, mas o aparelho é um só. Poucos sistemas de agenda tratam sala e equipamento como recurso separado, e vale perguntar isso na demonstração em vez de supor. Quando a agenda é por profissional, como no Fexxo, o caminho que as clínicas usam é cadastrar o aparelho como agenda de um profissional dedicado: o horário do laser só é oferecido se o laser estiver livre. Os bloqueios de horário, por profissional ou por unidade, cobrem manutenção, almoço e folga.

Anamnese preenchida pelo cliente

A ficha da cliente precisa existir antes da primeira sessão, e o melhor lugar para preenchê-la é o celular dela, com calma, antes de chegar. No Fexxo, a anamnese fica na área do cliente, aberta por link, com o modelo definido pelo segmento da unidade. A resposta fica ligada ao cadastro, junto com o histórico de visitas.

• ·Modelo de anamnese conforme o segmento da unidade.
• ·Preenchimento pelo cliente, no celular, sem instalar aplicativo.
• ·Histórico de visitas, última compra e total gasto no mesmo cadastro.

Termo de consentimento assinado e evolução por sessão com foto são recursos de prontuário clínico. Se a sua clínica exige isso, confirme na demonstração se o sistema tem; o Fexxo não tem.

Comissão por sessão executada, não pela venda do protocolo

Este é o erro que mais custa dinheiro. Se a comissão é paga na venda do protocolo, a clínica paga por sessões que ainda não aconteceram e, às vezes, nunca acontecem. A comissão precisa ser gerada na execução da sessão, com o percentual da profissional que atendeu naquele dia. No Fexxo, o percentual é definido por serviço e por profissional e é gravado quando a sessão vira venda, então trocar de profissional no meio do protocolo não gera conta errada. Um item lançado como cortesia pode manter a comissão de quem executou.

Financeiro: receber antes de entregar

O protocolo pago no cartão em 6 vezes vira seis recebíveis com data e taxa da operadora. O caixa do dia, por outro lado, só tem o que entrou em dinheiro e Pix. Sem separar as duas coisas, a clínica parece lucrativa no mês da venda e apertada nos meses de entrega. O sistema precisa mostrar o que já está em caixa, o que entra hoje, o que entra nos próximos trinta dias e o que está atrasado, e fechar a DRE do período com o resultado líquido.

Retorno e reativação

Protocolo encerrado sem reavaliação marcada é cliente perdido. O software precisa listar, todo mês, quem passou do intervalo habitual entre visitas e quem não volta há 30, 60 ou 90 dias, com telefone e última visita. Essa lista é o trabalho de recepção que mais traz receita. Nos planos que incluem WhatsApp, a mensagem de retorno sai da própria lista.

Software gratuito para clínica de estética: onde ele para

"Software para clínica de estética gratuito" é uma das buscas mais comuns do segmento, e vale entender o que o gratuito costuma entregar: agenda simples por profissional e cadastro de cliente. O que ele não entrega é o que define a clínica: as sessões do protocolo organizadas, a comissão por sessão, a anamnese ligada ao cadastro e o financeiro que separa recebível de caixa. O teste grátis do Fexxo serve para isso: rodar um protocolo inteiro, da venda à última sessão, e ver se o controle sobrevive.

Como implantar sem parar a agenda

Comece pelos serviços: cada protocolo vira um serviço com duração e preço. Depois a equipe, com o percentual por sessão de cada profissional. Em seguida as regras da agenda: horário de funcionamento, antecedência mínima e bloqueios. Só então marque os protocolos em andamento como série recorrente, a partir da próxima sessão de cada cliente. A anamnese pode ser pedida aos poucos, no retorno de cada cliente, pelo link da área do cliente, sem parar a operação.

O que muda no relatório do dono

Com as sessões na agenda e a comissão gravada por sessão, o relatório responde o que a planilha nunca respondeu: quantas sessões estão marcadas para as próximas semanas, quanto de comissão cada profissional gerou, qual serviço tem a melhor margem depois da comissão e do insumo, e quantos clientes saíram da cadência. É a diferença entre saber o faturamento do mês e saber o resultado da clínica.

Checklist para a demonstração

• ·Sessões do protocolo marcadas como série, com intervalo e repetições.
• ·Bloqueios de horário por profissional e por unidade.
• ·Anamnese preenchida pelo cliente e ligada ao cadastro.
• ·Comissão por sessão executada, por serviço e por profissional.
• ·Recebíveis do cartão separados do caixa, com DRE do período.
• ·Lista de reativação por cadência e por dias sem voltar.
• ·Funciona no celular da profissional e no tablet da recepção.
• ·Se você precisa de saldo de pacote, sala como recurso ou prontuário com evolução, pergunte antes de assinar.

O sistema de gestão para clínica de estética do Fexxo cobre os sete primeiros pontos. Leia também programa de pontos: por que vale a pena para a etapa de fidelização depois do protocolo.