Sistema para assistência técnica: orçamento aprovado, peça no estoque e histórico do reparo

A despesa invisível da assistência técnica é a interrupção. Cada cliente que liga para saber se o aparelho ficou pronto tira o técnico da bancada, e o atendente ainda precisa procurar o equipamento na pilha para responder. Trinta consultas por dia viram horas de conserto perdidas — e nenhuma delas aparece como custo em lugar nenhum. Este guia mostra o que exigir de um sistema para assistência técnica.

O aparelho precisa de número, não de fita crepe

Etiqueta escrita à mão resolve enquanto são cinco aparelhos. Com trinta na bancada, localizar de quem é o equipamento e o que foi pedido custa minutos por consulta.

A entrada precisa gerar um orçamento numerado com defeito relatado nas palavras do cliente e acessórios entregues anotados nas observações. Isso não é burocracia: é o que evita a discussão de "a tela já estava assim" e a devolução sem o carregador.

Status do orçamento economiza tempo

Assistência técnica não trabalha com agenda. Trabalha com fila de aparelhos parados esperando etapas diferentes: diagnóstico, aprovação, peça, reparo. Cada espera tem um dono diferente e um prazo diferente.

Quando o status do orçamento fica visível no atendimento, a pergunta "já foi aprovado?" é respondida em segundos, sem levantar da cadeira e sem interromper quem está consertando:

• ·Rascunho
• ·Enviado ao cliente
• ·Aprovado
• ·Recusado
• ·Convertido em venda

Parece simples porque é. E é exatamente o que falta na maioria das oficinas de conserto.

Orçamento aprovado antes do reparo, sempre

Consertar antes do aceite formal é a receita do prejuízo. Quando o cliente contesta o valor na retirada, não há registro do que foi autorizado — e a assistência escolhe entre perder o cliente ou perder o serviço.

O orçamento precisa sair com peça e mão de obra separadas, ir em PDF pelo WhatsApp e ter a aprovação gravada com data. A partir daí, o que foi aprovado é o que será cobrado, sem memória envolvida.

Aguardando peça não pode sumir da fila

Esse é o estado em que mais aparelho se perde. A peça foi pedida, o aparelho foi para o fundo da prateleira e ninguém mais olhou. Semanas depois o cliente cobra, e a assistência descobre que a peça chegou há dez dias.

Um sistema resolve isso mantendo o orçamento aprovado aberto na lista, com o aparelho continuando visível para quem atende. Quando a peça chega, o reparo segue e a venda fecha sem redigitar nada.

Peça baixada do estoque no lançamento

Como em qualquer operação que conserta, a peça usada precisa sair do estoque no momento em que a venda fecha, com custo registrado. É isso que transforma "achei que esse reparo dava lucro" em margem por tipo de serviço.

Garantia só existe se houver prova

Aparelho que volta com o mesmo defeito é rotina do setor. O que separa a assistência organizada da desorganizada é conseguir responder três perguntas na hora: o que foi trocado, quando, e ainda está no prazo.

Isso exige que a peça aplicada, a data e o técnico responsável fiquem registrados na própria venda. O Fexxo grava os três no histórico do cliente, então o retorno vira consulta, não negociação.

Sinal na entrada e saldo na retirada

Boa parte das assistências cobra uma entrada para cobrir a peça e o restante na retirada. Se o sistema não entende pagamento parcial, esse dinheiro entra no caixa sem vínculo com a ordem, e o fechamento do dia nunca bate.

O pagamento de entrada precisa ser lançado no financeiro com o nome do cliente, e a venda fechada na retirada.

O que perguntar antes de assinar

• ·A entrada registra defeito relatado e acessórios nas observações?
• ·O status do orçamento fica visível para quem atende, sem perguntar ao técnico?
• ·O orçamento vai pelo WhatsApp, com a aprovação gravada com data?
• ·Orçamento aprovado continua na lista até virar venda, sem sumir?
• ·A peça baixa do estoque no lançamento, com custo?
• ·A peça trocada fica registrada com data, no histórico por cliente?
• ·Dá para lançar o sinal no financeiro e fechar a venda na retirada?

Se o sistema for uma agenda adaptada, ele vai falhar no orçamento e no histórico, que são justamente as duas coisas que fazem a operação funcionar.