Sistema para prestador de serviço: do orçamento aprovado à venda e ao plano mensal

Assistência técnica, manutenção predial, instalação, limpeza, jardinagem, reforma: empresa de serviço perde dinheiro no intervalo entre o combinado e o entregue. O orçamento vai por WhatsApp, a aprovação fica no print, a equipe é escalada por mensagem, a execução não tem registro e a cobrança é lembrada depois. Cada elo perdido é margem que some. Um sistema para prestador de serviço precisa fechar esse ciclo inteiro.

Orçamento com itens, validade e aprovação registrada

O orçamento tem itens com quantidade e preço, desconto e validade, e um código para o cliente identificar. A aprovação é registrada pela equipe com data e hora no histórico. Isso resolve dois problemas: o "eu não aprovei isso" e o orçamento de três meses atrás com preço velho. O catálogo com os itens frequentes faz o vendedor montar a proposta em minutos, não em horas.

A venda nasce do orçamento aprovado

Redigitar os itens à mão a partir do orçamento é onde os itens somem. A venda precisa ser gerada do orçamento aprovado, com os mesmos itens e o técnico responsável. O que foi combinado é o que vai ser executado, e o que foi executado é o que vai ser cobrado.

Agenda de equipe externa

Técnico que atende na casa do cliente precisa de agenda por pessoa, com bloqueios para o tempo de rua entre um serviço e outro. A escala por mensagem no grupo não mostra quem está livre às 14h. A agenda mostra, e o cliente recebe a confirmação do horário e do técnico pelo WhatsApp.

Plano recorrente com cobrança automática

Manutenção mensal de ar-condicionado, limpeza semanal, visita técnica trimestral: o plano recorrente precisa gerar a cobrança na data certa, sem alguém lembrar, e deixar claro quais visitas estão incluídas no ciclo. É a receita previsível da empresa de serviço, e é a que mais se perde quando depende de memória.

Execução registrada pelo celular

O técnico registra pelo celular: itens executados, observações e a conclusão do atendimento. O atendimento finalizado vira venda e gera a conta a receber. Sem esse registro, a empresa cobra pelo que acha que fez e o cliente discute pelo que acha que recebeu.

Comissão e meta por técnico

Comissão por serviço executado, por técnico, com percentual por tipo de serviço, gravada na finalização da venda. Meta acompanhável no celular do próprio técnico. Um segundo profissional no mesmo serviço pode ter percentual próprio, como participante.

Resultado por serviço e por cliente

Receita, custo de produto e comissão aparecem por serviço no relatório de margem, e o histórico de compras e o valor gasto aparecem por cliente. É o que mostra que a instalação dá margem e a manutenção avulsa não, ou que o cliente que mais reclama é o que menos paga. Sem sistema, o lucro é conhecido uma vez por ano, no contador.

Histórico do cliente antes de orçar de novo

Atendimentos, vendas e fidelidade no cadastro do cliente, orçamentos filtrados por cliente na lista de orçamentos e assinaturas ativas no Clube. Evita orçar pela segunda vez o que já foi feito e dá a base para propor o plano recorrente ao cliente que chama três vezes por ano. Evita orçar pela segunda vez o que já foi feito e dá a base para propor o contrato recorrente ao cliente que chama três vezes por ano.

Como implantar em uma semana

Dia 1, catálogo de serviços com preço e tempo padrão; técnicos com comissão. Dia 2, produtos e serviços frequentes revisados para montar orçamento rápido. Dia 3, planos de manutenção recorrente criados com periodicidade e valor. Dias 4 e 5, o ciclo completo rodando: orçamento, aprovação, venda e atendimento, com acompanhamento. Dias 6 e 7, contas a receber geradas pelas vendas, comissão dos técnicos e o primeiro relatório por serviço.

WhatsApp no ciclo, não fora dele

O orçamento continua chegando ao cliente pelo WhatsApp, com o código e os itens, e a aprovação é registrada no sistema por quem atende. A confirmação do horário do técnico também vai pelo WhatsApp. O que muda é que cada etapa deixa um registro no sistema, e a conversa deixa de ser o único lugar onde a informação existe. A confirmação do horário do técnico também vai pelo WhatsApp. O que muda é que cada uma dessas mensagens deixa um registro no sistema, e a conversa deixa de ser o único lugar onde a informação existe.

O que o relatório mostra no fim do mês

Quantos orçamentos foram enviados e quantos aprovados; qual serviço tem a melhor margem depois de produto e comissão; quais cobranças recorrentes vencem nos próximos dias; e quais contas a receber estão em aberto ou vencidas. É a lista de trabalho do dono, gerada pelo sistema em vez de montada de memória.

Serve para equipe de um técnico só

Empresa de serviço com uma pessoa tem o mesmo ciclo, só que todo ele na cabeça do dono. Orçamento, aprovação, execução e cobrança no mesmo lugar significam que o dono para de esquecer de cobrar e passa a saber, no fim do mês, qual serviço valeu a pena. Quando o segundo técnico entra, a agenda e a comissão já estão prontas.

Checklist para a demonstração

• ·Orçamento com itens, validade e aprovação registrada com data e hora.
• ·Venda gerada do orçamento aprovado, sem redigitar.
• ·Agenda por técnico com bloqueios e confirmação pelo WhatsApp.
• ·Plano recorrente gerando a cobrança automaticamente.
• ·Execução registrada pelo técnico no celular.
• ·Comissão por serviço executado, com meta por técnico.
• ·Resultado por serviço e por cliente.
• ·Histórico completo por cliente.

O sistema de gestão para prestadores de serviço do Fexxo fecha o ciclo do orçamento ao financeiro. Leia também 10 métricas que todo dono de negócio deve acompanhar.