Sistema para academia: cobrança recorrente, frequência e a evasão que ninguém vê

Academia é um negócio de recorrência, e recorrência quebra em dois lugares que parecem diferentes mas são o mesmo problema: a mensalidade que não entra e o aluno que parou de vir. Um vira inadimplência, o outro vira cancelamento, e os dois começam da mesma forma, com o aluno sumindo antes de avisar. Um sistema para academia que só cobra não enxerga isso.

Cobrança recorrente que roda sozinha

O básico: plano mensal, trimestral ou anual com cobrança automática no cartão, sem alguém mandando mensagem no dia 5. O que separa sistema bom de sistema ruim é o que acontece quando a cobrança falha: a recepção precisa ver, no mesmo dia, quem ficou pendente, com o status da cobrança por aluno, para agir antes que o atraso vire cancelamento. Inadimplência descoberta no fim do mês é inadimplência que virou perda.

Frequência é o dado mais valioso da academia

Cada visita registrada é um sinal. Aluno pagante que não aparece há semanas vai cancelar em 30 dias, e ainda dá tempo de agir. O sistema precisa listar quem não tem visita há mais de X dias, com nome e telefone, para a recepção ligar antes do pedido de cancelamento.

Sem o registro das visitas, a academia só descobre a evasão quando o cartão é cancelado. Com ele, descobre semanas antes.

Aulas coletivas na agenda do professor

Spinning, funcional, pilates e aulas coletivas têm capacidade. O sistema precisa ter a agenda de cada professor, agendamento pelo aluno no celular, horário recorrente e relatório de agendamentos por horário. Turma vazia às 10h e lotada às 19h é informação que decide a grade do mês seguinte.

Ficha de avaliação do aluno

A ficha de avaliação, com campos de texto, número e data definidos por você e preenchida pelo aluno, fica guardada na ficha dele. Não é só retenção: aluno que vê evolução renova. E é o dado que o professor usa para justificar a troca de treino.

Comissão de professor por serviço

Professor que executa avaliação, personal ou vende produto precisa ver a comissão de cada item, com meta acompanhável. Comissão gravada na venda, com o percentual daquele professor naquele serviço, não calculada no fim do mês em planilha.

O que o sistema não faz: catraca

Muita academia procura "sistema para academia com catraca". Vale ser direto: o Fexxo não integra com catraca física nem controla acesso. Para academias que dependem de catraca integrada, esse é um ponto a confirmar antes de contratar. Para estúdios, boxes e academias de bairro que controlam entrada pela recepção, registrar a chegada na fila ou no agendamento resolve e ainda gera o dado de frequência.

Serve para jiu-jitsu, crossfit e pilates?

Sim, porque a lógica é a mesma: plano recorrente, agenda por professor, registro de visitas e ficha de avaliação. Estúdio com atendimento individual usa o agendamento pelo link. Academia de luta anota a graduação nas observações do aluno e separa a agenda por professor de cada modalidade.

Sistema para academia gratuito: o que fica de fora

A busca por "sistema para academia gratuito" é enorme, e o gratuito costuma resolver o cadastro e a lista de alunos. Ele não resolve a cobrança recorrente no cartão, que é o coração do negócio, nem o cruzamento entre pagamento e frequência, que é onde a evasão aparece antes de virar cancelamento. O teste grátis do Fexxo é o jeito honesto de comparar: cadastre a base real, rode um ciclo de cobrança e compare a inadimplência com a do mês anterior.

Venda de balcão no mesmo caixa

Suplemento, camiseta, avaliação avulsa, personal, aula experimental: tudo isso entra no mesmo caixa do plano, com comissão para quem vendeu ou executou, e aparece separado no relatório. O dono deixa de olhar só o número de alunos ativos e passa a ver receita de assinatura, receita avulsa e cobranças em atraso, lado a lado, por unidade.

Como implantar em uma semana

Dia 1, planos e regras: mensal, trimestral, anual, preço, o que acontece no atraso. Dia 2, professores com agenda e comissão por serviço. Dia 3, cadastro dos alunos e assinatura do plano pelo link; a primeira cobrança recorrente sai daqui. Dias 4 e 5, chegada registrada na recepção e primeiro ciclo de cobrança acompanhados. Dias 6 e 7, lista de risco por frequência e rotina de contato definida com a recepção. Em uma semana a academia sabe quem paga, quem vem e quem está indo embora.

Renovação antes do vencimento

Plano trimestral e anual vencem, e a academia costuma descobrir na semana seguinte, quando o aluno já parou de vir. O sistema avisa o aluno antes da renovação e mostra na lista de assinantes quem está ativo, em atraso ou expirado, para a recepção cruzar com a lista de quem sumiu: aluno que vence e vem todo dia renova com uma mensagem; aluno que vence e sumiu precisa de uma conversa. Duas listas, dois roteiros, e a renovação deixa de ser sorte.

Checklist para a demonstração

• ·Cobrança recorrente com status de pagamento por aluno.
• ·Visita registrada e lista de alunos sem visita há X dias.
• ·Agenda por professor com agendamento pelo aluno e horário recorrente.
• ·Ficha de avaliação preenchida pelo aluno.
• ·Comissão por serviço executado e por produto vendido.
• ·Venda de balcão (suplemento, camiseta, personal) no mesmo caixa.
• ·Relatório separando receita de assinatura, avulsa e cobranças em atraso.
• ·Clareza sobre catraca: integra ou não.

O sistema de gestão para academia do Fexxo cobre cobrança recorrente, registro de visitas, agenda por professor, ficha de avaliação, comissão por serviço e venda de balcão, e é honesto sobre turmas com vagas e catraca. Leia também programa de fidelidade para pequenas empresas para o modelo de assinatura aplicado a outros negócios.